PODCAST X - Análisis y descripción de puesto

The podcast episode discusses the analysis and description of job positions. It explains that a job position is a basic unit of work and needs a detailed description of responsibilities and tasks. Analyzing job positions helps assign and manage employees effectively. The TIDA methodology is mentioned, which uses flow diagrams to describe the operations, transport, inspection, delay, and storage involved in a job. The podcast also discusses the importance of job analysis for determining salaries, recruitment, and safety measures. It emphasizes the need for a thorough description of job requirements, responsibilities, and physical conditions. The episode concludes by highlighting the significance of proper job analysis for organizational development and success. Hola a todos, gracias por escucharnos y bienvenidos al décimo episodio de nuestro podcast Administración en Voz. En esta ocasión estaremos hablando sobre el tema de análisis y descripción de los puestos. En esta ocasión estaremos hablando sobre el análisis y descripción de puestos, desde la definición de lo que es un puesto, cómo es su análisis, las diferentes diagramas de flujo que se deben utilizar en la representación gráfica del tema central, hasta las partes que se deben tener en cuenta para una descripción de puestos. Asimismo, los manuales de organización, su estructura como parte esencial dentro del esquema de una empresa, ayudando a la tema creativa y organizada. Cada uno de estos temas son de gran aporte para entender de una manera más amplia, cómo funciona la descripción de los puestos de trabajo y cómo son vitales en el desarrollo y éxito empresarial. Hola amigos y amigas, una vez más gracias por estar con nosotros, mi nombre es Kennedy Zúñiga, mi nombre es Magdalene Ruiz y como ya dijo mi compañero, abordaremos temas referentes al análisis y descripción de puestos, un tema que es muy importante dentro de la gestión empresarial. Como ya mencionamos en la introducción de este podcast, el tema que vamos a tratar hoy es sobre el análisis y la descripción de los puestos en nuestra organización. Para esto podemos tener un previo concepto de qué es un puesto, a qué vamos a hacer referencia y para qué nos sirve dentro de la organización. Entonces podemos mencionar que un puesto es una unidad básica de trabajo. Los puestos necesitan una descripción de funciones generada por medio del método de análisis de puestos, que esto quiere decir que en él van a estar detalladas todas las responsabilidades, todo el trabajo y todas las actividades que como colaboradores de la empresa debemos realizar con éxito. El análisis y la descripción son dos herramientas claves para poder dirigir, para poder denominar a un colaborador en un puesto. Existen algunos métodos administrativos que se pueden generar para poder analizar los puestos. El análisis de puestos es uno de ellos. Este es un método administrativo para estudiar las unidades de trabajo, que consiste en separar todas las actividades que se realizan en un puesto y las partes que lo conforman a fin de conocer a detalle sus componentes. Eso nos quiere decir que para asignar un puesto a un colaborador tenemos que separar todas las actividades que tiene cada departamento o cada colaborador a fin de poder asignar o denominar las características del puesto que va a poseer el colaborador, denominando así todas sus actividades, sus responsabilidades, bajo quien va a estar al mando, a quien va a dirigir de hacer el caso y a quien tiene que dar cuentas. Esto es el análisis de puestos. También sirven de base para otros estudios relacionados con la organización de la empresa como cuáles van a ser sus remuneraciones, sus salarios, cuál es su capacidad y también para el talento humano reclutar y desarrollar habilidades para los posibles ocupantes de los puestos. En algunos casos se utiliza para conocer el grado de riesgos laborales que va a tener cada colaborador y con base a esto establecer programas de higiene y de bioseguridad. Dentro de los análisis de puestos tenemos también lo que es la metodología TIDA. La metodología TIDA hace referencia a un diagrama donde también es conocido como un cursograma o un diagrama de flujo. La metodología TIDA va en representación de lo que es las operaciones, los transportes, la inspección, la demora y el almacenamiento. Estos suelen ser utilizados para describir de una manera mucho más específica o detallada los diversos procesos que pueden llevarse a cabo en cualquier tipo de organizaciones. Esta simbología TIDA es utilizada para, es un diagrama de flujo diferente al que ya hemos visto anteriormente porque este va en representación a los análisis de puestos, va a lo que hace un departamento en cada departamento, en cada segmentación que corresponde hacer. Se caracteriza porque es capaz de llevar a cabo un seguimiento de los materiales de los trabajadores de equipos. También suele observar cómo un material o un producto es almacenado a tiempo y qué tiempo tarda en distribuirlo. Asimismo el proceso cuenta con actividades combinadas, estas se indicarán a continuación, como por ejemplo en la simbología TIDA tenemos operación, que dice qué es cada una de las funciones, paso, etapas físicas o mentales que es necesario ejecutar para llevar a cabo una actividad o una labor determinada. Seguidamente tenemos el transporte, que nos indica el movimiento de los empleados, materiales, equipo de un lugar a otro. La inspección indica que se verifique la calidad o la cantidad de algo que se almacena. La demora, este representa la demora que desarrolla los hechos, es decir, una actividad que realice, qué tiempo se demora en ejecutarse o en hacerse, y qué tiempo le va a permitir al proceso organizacional en llevarse a cabo las actividades. El almacenaje nos indica el depósito de un documento de información dentro de un archivo o un objeto cualquiera de un alma. Método de análisis de impuestos, en esta parte hablamos sobre que el análisis de impuestos son técnicas utilizadas para adquirir responsabilidades, tareas y requisitos para un puesto de trabajo. Se requiere un cuestionero que recoja los siguientes datos, como es la identificación del puesto y los datos generales, en donde hablamos toda la descripción del puesto que necesita para poder elaborar en este puesto de trabajo. Tenemos también lo que es la descripción genérica. La descripción genérica explica sobre lo general de las actividades más características que se señalan dentro de la función que debe realizar el trabajador sobre las competencias laborales. Tenemos también lo que es la descripción analítica. La descripción analítica detalla cada actividad y competencia laboral que se realiza en el puesto de trabajo, con resultados clave de la función y de quién ocupe este puesto. También tenemos que tomar en cuenta los requerimientos. Los requerimientos, tenemos todo lo que requieren y se necesita para poder elaborar dentro de este puesto de trabajo. También tenemos lo que es las responsabilidades. Aquí tenemos que recoger información sobre todo lo que el trabajador o empleado necesita. Necesita laborar dentro de este trabajo todas las responsabilidades que tiene dentro de la empresa. También tenemos lo que es las condiciones físicas en que se realiza el trabajo. O sea, aquí debemos tomar en cuenta que los trabajadores o la persona que va a estar encargada de elaborar dentro de este puesto debe tener una condición física y que esté en buenas condiciones. Y para así poder no tener complicaciones dentro del puesto de trabajo. Dentro de la descripción de puestos hablaremos sobre los datos generales de la organización, en la cual dice que es además del área, su área, nombre o nombre del puesto clave y que es identificada para fines presupuestales y para identificar salarios, suelos correspondientes, fecha de elaboración, así como el nombre de quien formuló y de quien lo autorizó. Esto nos quiere decir que dentro de la descripción de puestos y datos generales, la descripción de puestos también es conocida como el perfil del trabajador. Es decir, cuáles son sus responsabilidades, qué requisitos necesita, qué habilidades debe de tener, las competencias necesarias para realizar el trabajo que les ha asignado dentro de la organización. Así como también en referencia a los datos generales se puede entender por la capacidad física que tiene, si está en óptimas condiciones, si posee buena salud para poder realizar bien el trabajo. El tipo de contrato, si es un contrato temporal, de nombramiento, la jornada laboral, el horario de trabajo, cuáles son sus horarios dentro del puesto que cumple, el salario, cuánto es lo que gana y la fecha de publicación que indique todo lo descrito anteriormente. Lo que estamos tratando ahora es sobre el análisis de los puestos de trabajo, ya que de esto depende de cómo la empresa va a lograr desarrollarse. Un mal análisis de los puestos traería consecuencias muy graves para nuestra organización. Problemas económicos, problemas de tiempo, problemas que a lo largo van a contribuir a que nos vayamos alejando del objetivo principal de nuestra organización. Para asignar un puesto no es como decir, no es un proceso sencillo, sino como ya mencionamos anteriormente y gracias a las aportaciones de mis compañeros, es importante tener una vista fija de todos los detalles que deben cumplir nuestros colaboradores. Parte de una descripción de puestos es la ubicación en la estructura organizacional. Cada vez que nosotros vayamos a buscar talento humano para nuestra organización, tenemos que tener muy en claro imaginatoriamente cómo va a ser el organigrama de nuestra empresa. Para así poder ubicar a nuestro posible colaborador o posible estratega, ubicarlo en el tiempo y espacio dentro de nuestra organización y por ende dentro de nuestro organigrama. Podemos indicar el nombre del puesto superior y su dependencia. En el caso de que el puesto tenga puestos dependientes de él, también se deben especificar. De ahí la necesidad de incluir un organigrama pequeño, no un organigrama completo de nuestra organización, ya que debemos tenerlo sigilosamente resguardado, solamente para los colaboradores que ya están adentro de nuestra organización. Podemos citar solamente un fragmento de nuestro organigrama para, como ya dijimos anteriormente, poder localizar a nuestro posible candidato al puesto que necesitamos cubrir. Quién va a ser su supervisor, si es que tal vez va a tener a personas a cargo de él, etcétera. Dentro de la instrucción genérica hablamos sobre la explicación general de las actividades más características que señalan la función clave en los términos de competencia laboral. Es decir, aquí nos vamos a explicar de manera detallada las tareas y competencias de un puesto. Aquí se hablará de una manera más general, más grande, para así proporcionar una visión global de una categoría de puestos mediante denominadores comunes, comprenden todos estos dentro de aquella descripción genérica. Descripción analítica. La descripción analítica es una parte de la descripción de puestos, la cual les cuenta con información que proporciona una descripción detallada de las responsabilidades y habilidades que se requiere para desempeñar un puesto de trabajo. Dentro de la descripción de analítica se puede describir algunos elementos o componentes como responsabilidades, dar a esta persona para poder desempeñar dentro de este puesto de trabajo y sus conocimientos que debe tener para realizar estas tareas y responsabilidades. Esto ayuda a que los trabajadores comprendan las expectativas de su puesto de trabajo y las habilidades y conocimientos que necesitan para tener éxito dentro de este puesto de trabajo. También ayuda a que esos jefes puedan conocer a sus trabajadores y poder también crear capacitación para sus empleados. Por último tenemos el perfil del ocupante, el cual nos indica que es de destrucción de las características en términos de edad, sexo, requisitos de nivel educativo formal y capacitaciones, experiencia en puestos similares, los idiomas que maneja, si suele saber manejar equipos, programas de cómputo, así como otras características de carácter psicológico y social. Manuales de organización, los manuales de organización son contenidos de todos los documentos administrativos referente a organigramas de la organización, de puestos y funciones que van acompañados de cartas de presentación, la misión, la visión y los valores, y en ocasiones también lleva la historia de la organización. Esto permite que el proceso de integración cuando una persona o trabajador llega a la organización, conozca las áreas de trabajo y los puestos a desempeñar. Estos documentos actualmente se elaboran electrónicamente y se ponen a disposición del personal de toda la empresa, que consideran que lo requieren para hacer las sinergias empresariales, para que conozcan cómo deben desempeñarse dentro de la empresa. Estos manuales son muy importantes ya que proporcionan y comprendan que los empleados y trabajadores tengan clara la estructura de la organización, roles y responsabilidades dentro de la empresa en donde elaboran. Seguidamente tenemos la estructura de un manual de organización, el cual tiene una estructura en la cual consiste primeramente de la portada EINIS. Después la presentación del documento y su función del mismo, los antecedentes históricos de la empresa en la cual se colocan cuáles son sus condadores, sus principales logros y los cambios que tiene la organización. La estrategia corporativa en términos de visión general, misión y valores. Aquí la estrategia corporativa nos dice que es un documento privado que pere ingenuo publicarlo por razones de competencia entre las empresas. Entonces este es de uso interno y dependiente de la misión y la visión. También se establecen los objetivos financieros de la empresa. Aquí también se ven lo que son los organigramas generales, los organigramas de ARS, la descripción de los principales procesos productivos, en la cual se ve la publicación que debe estar prescindida al público en general para garantizar la seguridad. Muchas empresas hacen firmar a sus empleados finanzas y con fidelidad. Esto con el fin de que la competencia no sepa cuál es el siguiente movimiento de la empresa. Entonces al igual que anombré anteriormente, es de uso interno. En ocasión de los manuales internos se establecen las descripciones de acuerdos por funciones y por competencia. Cabe recalcar que es importante que este manual debe elaborarse y mantenerse actualizado, permitiéndole identificar los requerimientos legales necesarios para desarrollar sus funciones, alineando con las distribuciones establecidas en legislaciones universitarias. Podemos decir que una estructura de manual de organización es una representación por escrito, la cual es, en su mayoría, de uso interno, con el fin de garantizar que la empresa no sepa cuál es el siguiente movimiento, que la competencia no sepa cuál es el siguiente movimiento de la empresa. Además también se tienen unas recomendaciones generales a la hora de elaborar los manuales de organización. Nos dice que después de elaborar o actualizar el manual de organización se debe validar el titular de la dependencia. Así también se debe apoyar de los materiales visuales generados por la Dirección de Gestión de la Calidad para elaboración y actualización de manuales de organización. Verificar antes de enviar el documento que se cuente con todos los requisitos establecidos en la metodología para elaboración de manuales de organización. Aquí mismo que nos dice que una vez publicado el manual de organización en el apartado de documentos administrativos, la dependencia deberá hacer asegurarse que se encuentre actualizado su aporte de organigrama y directores. Acorde al contenido del manual. Esto con fines de atención de transparencia y redacción de cuentos. 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