Podcast-2

Marlene Méndez works in the Ministry of Public Administration as an analyst in the Human Resources department. She is currently responsible for the training and development process of the ministry's staff. The department uses two parallel systems for human resource management: the Public Servants Administration System (SAS) and the Integrated Management System (SIGEI). They also use the EC4 system for internal communication and an intranet for administrative services. The training plan is developed using a platform provided by the National Institute of Public Administration (INAP). Marlene believes that the transition from using Excel to the INAP platform has improved the process. However, she suggests that the platform could be improved by allowing users to download the form in Excel format. Overall, she finds the platform helpful but sees opportunities for further improvement. Bien, buenos días. Bienvenidos a nuestro podcast de gestión del talento humano. Mi nombre es Silvia Encarnación y en el día de hoy estaremos conversando con Marlene Méndez, quien labora en el Ministerio de Administración Pública. Buenos días, Marlene, ¿qué tal? Buenos días, Silvia. Un placer tenerte nuevamente por aquí. Qué bueno, qué bueno. Me alegra mucho estar conversando contigo. Cuéntame un poco sobre lo que haces aquí en el Ministerio de Administración Pública. Bueno, yo trabajo para la Dirección de Recursos Humanos, como analista del área de recursos humanos. Estoy responsable ahora mismo del proceso de capacitación y desarrollo del personal del ministerio. Mis funciones son básicamente trabajar con la dirección de necesidades de capacitación, esas capacitaciones que requiere el personal para reforzar ya los elementos precios que le exige tener su cargo, las actividades que desempeña. Normalmente trabajar con esa dirección de necesidades y en base a eso se hace el plan de capacitación anual y ahí se desempeñan todos los cursos, capacitaciones que hay que darle al personal a lo largo del año. Excelente. La idea de esta entrevista es tener una especie de diagnóstico sobre las herramientas tecnológicas que utiliza la institución en cuanto a la gestión del talento humano. Entonces, para nosotros poder tener una idea clara de los procesos internos que realizan, quisiera saber qué volumen de personal maneja la institución actualmente. Actualmente nosotros contamos con 449 empleados. No todos están en Santa, porque recuerda que tenemos una cursa de Santiago. Allá hay alrededor de 13 personas y los demás estamos aquí en Santo Domingo. Bien. Y entonces, en la actualidad, ¿cuáles herramientas tecnológicas utiliza el Departamento de Recursos Humanos para garantizar la mejora de los procesos internos? Bueno, actualmente la institución tiene dos sistemas paralelos. Está el SAS, que es el Sistema de Administración de los Servidores Públicos, y está en fase de implementación desde el año pasado el Sistema de Gestión Integrada, el SIGEI. Es una herramienta nueva que se consiguió en colaboración con el ITRA y se está implementando desde mitad del año pasado. Ya la hemos utilizado, hemos venido pagando la nómina incluso por ahí desde el mes de septiembre. Ok, ok. ¿Dentro de las herramientas tecnológicas que utilizan, cuentan con un sistema de comunicación interna? Dentro de esa misma herramienta no. Sí, mayormente para la comunicación interna se usa el EC4, que es un sistema por donde se pasan todas las comunicaciones que entran a la institución y de ahí se dirigen a cada área responsable. Aparte de que hacemos mucho uso del cofreo electrónico, por ahí es que se manda toda la información al personal de los acontecimientos del Ministerio, de las actividades realizadas. Y el mismo SIGEI está, que por ahí es que se emiten las acciones de todo el personal, las acciones de movimientos, de vacaciones, de licencias, todo eso. Ok, ok. ¿Estas herramientas entiendes que garantizan mantener niveles altos de comunicación interna y a la vez motivación del personal? Claro, es que eso es con la herramienta que compramos, por ahí es que todo el personal se entera de todas las novedades. Las que más se le da a usar es al cofreo electrónico, porque por ahí es que se manda la información masiva a todo el personal, o sea, sí, considero que es de muy alto uso. Antes de iniciar la grabación me comentabas que también tienen una herramienta, que es una revista, que a pesar de que no es una herramienta tecnológica per se, pues es una herramienta de comunicación interna. Sí, esa revista sale mensual, creada por el Departamento de Comunicaciones, ahí se plasman, tiene espacio para que la gente escriba artículos, se muestran informaciones, se dan las informaciones de las actividades que han sido celebradas, las cosas, se comparten los avances de las actividades tras el ministro, se muestran los cumpleaños, o sea, sí, se manda a todos los meses, a fin de mes, a todo el personal, vía correo electrónico. Ok, ok, ¿y cuentan con un sistema, como una especie de portal del empleado, un intranet? Sí, tenemos un intranet, ahí están colgados los servicios administrativos, que son los que más uso se le da, por ahí gestionamos las reservas de los vehículos, el uso de los salones, todo eso se gestiona a través del intranet. Ok, ok, entonces me comentabas que estás específicamente en el área de capacitación, ¿dentro del área de capacitación cuentas con una herramienta tecnológica para el desarrollo de tus funciones? Bueno, con el tema de la capacitación, tú sabes que la capacitación es un producto del INAP, del Instituto Nacional de Administración Pública, entonces ellos tienen, para nosotros, elaborar el plan de capacitación, ellos tienen una plataforma, que ahí es que nosotros elaboramos el plan, luego de que el plan esté elaborado, entonces ellos son los que lo validan, lo aprueban, entonces para eso ellos sí, antes se hacía en una hoja de Excel, entonces este año cambió y se hizo aquí online, a través de la plataforma del INAP. Ok, y al ser una plataforma nueva, ¿ha generado resistencia o te ha podido involucrar bien? No, no ha generado resistencia, porque si tú supieras que la plataforma tenía el mismo formato de lo que era la hoja de Excel, lo que vino fue a ayudarnos a hacerlo más fácil incluso, porque el mismo sistema que genera las capacitaciones, si son por ejemplo de las copias del INAP, estaban todas ahí que tú nada más tenías que darle a la lista desplegable, y ya las que son, por ejemplo, que no son del INAP, ahí sí tuvimos que digitar, pero la plataforma es excelente, puede ir muy rápido el proceso realmente. Ok, entonces consideras que la transición de usar una plantilla de Excel a usar este sistema digital ha representado una mejoría. Sí, totalmente, totalmente. Era necesario ya, ya era necesario hacer ese cambio de lo de tener que vaciar una, como quien dice, toda esa información a una plantilla de Excel para después cuadrarla y darle forma a tener una plataforma que tú solo tienes que ingresar algunos datos y ella misma te va mostrando hasta el costo de los cursos y todo eso, o sea, fue un paso gigante realmente. Te muestra un análisis más detallado y tienes mayor acceso a la información. Sí, sí, yo quiero ver para qué trimestre, por ejemplo, yo puse tal capacitación, solo tengo que entrar y darle a un clic y ahí me muestra toda la información que ya está digital. ¿La herramienta te permite generar un análisis del avance? No, eso todavía, en esa fase todavía no ha llegado a la plataforma, pero sí, sí me muestra todo lo que yo puse que necesitaba, o sea, de acuerdo a la necesidad de capacitación, toda la información está ahí. Ok, entonces ya a modo de conclusión, ¿entiendes que a pesar de que están usando esa nueva plataforma, tiene oportunidades de mejora? Sí, tiene oportunidades de mejora, por ejemplo, debería de permitirme descargar el formulario para convertirlo a Excel para yo no tener, por ejemplo, si necesito cualquier cosa, estar teniendo que copiar o volverlo a digitar. Tienen oportunidades de mejora todavía, pero pienso que como es ese año que ellos están implementando, tal vez cuando vaya avanzando, le vayan haciendo sus modificaciones. Bueno, pues, perfecto, ha sido muy amable en recibirme y te agradezco la oportunidad de acompañar, gracias por venir, un abrazo.