VIII PODCAST

In this podcast episode, the hosts discuss the challenges of exercising formal authority in different organizational contexts. They cover topics such as the importance of formal authority, its definition and characteristics, and its relationship with leadership. They also explore different types of formal authority, including linear and functional authority. The hosts emphasize the need for clear communication and responsibility within formal authority structures. They also mention the advantages and disadvantages of different types of formal authority, such as clarity in decision-making but potential communication issues in linear authority. They discuss the concept of authority in organizations, its role in maintaining order, assigning responsibilities, and achieving organizational goals. They highlight the importance of legitimate authority, recognized by members of the organization, and the different bases and characteristics of formal authority. They also touch on the concept of p Hola a todos, gracias por escucharnos y bienvenidos al octavo episodio de nuestro podcast Administración en Voces. En esta ocasión estaremos hablando sobre los desafíos de ejercer la autoridad formal en diferentes contextos organizacionales. En cada segmento abordaremos temas de importancia de una autoridad formal dentro de las organizaciones, definiciones, características, sus bases para una buena organización formal y estructural. Además, los tipos de autoridad formal que se adaptan al manejo de la empresa u organización, así como también las autoridades lineales y funcionales. La autoridad en las estructuras organizacionales modernas, los retos que surgen al momento de implementar la autoridad formal, la relación que la misma tiene con el liderazgo y los axiomas que se pueden implementar o hacer uso de ella, siempre y cuando la empresa u organización lo requiere y poder dar cumplimiento a los objetivos propuestos para su exigencia. Hola amigos y amigas, una vez más gracias por estar con nosotros. Mi nombre es Kennedy Zúñiga. Mi nombre es Marlene Ruiz y como ya dijo mi compañero abordaremos temas referentes a los desafíos de ejercer autoridad formal en diferentes contextos organizacionales. Un tema que es muy importante dentro de la historia empresarial. Y mi nombre es José Jaramillo. Quédate con nosotros y exploraremos este tema de interés para un exitoso manejo administrativo. Para introducirnos al tema central del episodio del día de hoy, vamos a tomar en cuenta el concepto fundamental de lo que es la autoridad en las organizaciones. La autoridad en las organizaciones es el derecho asignado a una posición en una organización para tomar decisiones, dirigir recursos y esperar el cumplimiento de los demás. También podemos mencionar que es esencial para mantener el orden, asignar responsabilidades, asegurar la eficiencia y clarificar la jerarquía, permitiendo así que la organización alcance sus objetivos de manera coordinada y efectiva. Facilita la toma de decisiones y la ejecución de estrategias, siendo crítica para el éxito y la estabilidad organizacional. Como acabamos de escuchar, la autoridad en las organizaciones es muy importante para mantener a nuestra empresa a flote, ya que cada responsabilidad estaría asignada por una autoridad superior, y cada uno de nuestros colaboradores tendría que dar lo que es un reporte de todas las actividades que debe cumplir, manteniéndose eficaz y eficientemente. Una vez hablando de manera en introducción de lo que se va a hablar, seguimos con la definición de una autoridad formal estructural, que nos dice que es el poder institucionalizado que se asigna en los roles específicos dentro de una jerarquía organizativa, estableciendo quién puede tomar decisiones y quién debe seguirlas. Aquí hablamos sobre la relación que existe entre jefe y subordinado, a los cuales los subordinados son los empleados, los cuales deben seguir las órdenes según el nivel jerárquico que está. Por ejemplo, los jefes de departamentos, y los jefes de departamentos tienen a sus superiores que son los jefes de diferentes géneros. También nos dice que deciden el poder, que es la capacidad real de influir en otros, independientemente de la posición oficial, podiendo surgir de diversas fuentes como experiencia, conocimientos o redes personales. Esto nos quiere decir que por ejemplo, en un poder no solo manda lo que es el jefe, sino que pueden existir otras personas que ya sea de acuerdo a su capacidad o sus conocimientos, pueden tener un rol, ya no sea oficial, pero pueden dar sugerencias dentro de la organización. Esto es casi como una autoridad informal o una autoridad lineal, como ya hablaremos seguidamente. También nos dice que mientras la autoridad formal se otorga y reconoce oficialmente, el poder puede ejercer y acumularse informalmente, que fue lo que hablé anteriormente. Dentro de la autoridad formal encontramos algunas características, como son las siguientes. Legitimidad, se refiere a la aceptación de que el ejercicio de autoridad es apropiado y justificado. También tenemos lo que es el reconocimiento por miembros de la organización, esto significa sobre la conciencia y aceptación del personal sobre roles y jerarquías. También encontramos lo que es derechos y responsabilidades asociados, es decir, que son facultades y deberes inherentes a un cargo. Para que una autoridad formal estructural se defina de una manera, existen unas bases, las cuales provienen de una posición oficial y roles definidos dentro de una organización, directamente relacionados con su estructura jerárquica. Aquí hablamos sobre que cada autoridad es definida formalmente, es decir, por medio de algo legal, algo oficial. Se respalde que esa dicha persona va a ser el jefe de cada departamento, es decir, por ejemplo, el jefe de recursos humanos es el que dirige a los subordinados o empleados dentro de su departamento y así con los demás departamentos dentro de la organización. También dice que esa autoridad es reconocida organizacionalmente y legítima por políticas y reglamentos internos, estableciendo quién toma decisiones y quién las sigue. Como hablaba anteriormente, la autoridad es reconocida legítimamente, ya que ésta va a servir para que los empleados sepan a quién deben seguir y a quién deben consultarle cualquier inquietud que tengan y así poder la empresa trabajar de la mejor manera. En este episodio vamos a tomar en cuenta los tipos de autoridad formal. El tipo de autoridad formal puede ser lineal o directa. Tomemos en cuenta la estructura organigrámica de nuestra empresa. Podemos identificar que más arriba de nosotros tenemos un superior a quien debemos cuadrar o a quien debemos reportar nuestras actividades y nuestras responsabilidades dentro de la organización. Tomando en cuenta, como ya mencionamos anteriormente, el organigrama de nuestra empresa, nos podemos dar cuenta que si nosotros estamos situados en un punto, dentro de ésta tenemos a alguien que está más arriba y a alguien a quien tenemos que controlar. La autoridad lineal o directa se caracteriza por una estructura jerárquica, con líneas claras de mando. Cada empleado reporta a un solo superior. Esto quiere decir que, por ejemplo, si en nuestro nivel operario tenemos cualquier novedad, debemos reportarle inmediatamente a nuestro superior lo que está pasando en el nivel operario, más no que en nuestro nivel operario tenga que reportar a nuestro superior lo que está pasando. Existen ventajas y desventajas dentro de este tipo de autoridades. Una ventaja sería la claridad en la toma de decisiones y la responsabilidad, y una desventaja de la misma sería que puede realentizar la comunicación y la flexibilidad creando un entorno menos adaptable a cambios, lo que les estaba mencionando anteriormente. No encuentra el organigrama de la empresa, si es que nuestro sistema operario o nuestro departamento operario tiene que informar esto a nuestro superior, no nosotros a nuestro superior, esto se vuelve un poco tóxico dentro de la comunicación empresarial. El tipo de autoridad formal o funcional o de STAB, este tipo de autoridad llamada STAB es la que ostenta especialistas, es decir, otorga expertos específicos en el poder de asesorar y tomar decisiones en sus campos de especialización. Las ventajas incluyen una gestión experta y eficiencia técnica, pero también existen desventajas, la cual puede ser la confusión sobre roles y la posible dilución de la autoridad lineal. Como mencionamos, este tipo de autoridad no es directa, es decir, no se dan órdenes ni se supervisa en forma directa, sino que se consulta y la autoridad STAB da sugerencias y recomendaciones. Asimismo esta autoridad, dentro de las organizaciones, opera, como dijimos, de manera de carácter constructivo, es decir, los jefes de las áreas funcionales, como puede ser, por ejemplo, mercadotecnia o producción, y acuden a ellos para su asesoría, como lo mencionamos, a especialistas y expertos en este campo. Durante los episodios hemos estado hablando sobre la autoridad lineal y la autoridad funcional. Aquí vamos a hablar sobre la comparación que tiene cada una de estas autoridades. En la lineal nos dice que esta va de manera indirecta, es decir, la relación que existe entre supervisor y empleado. Por ejemplo, en un departamento, el supervisor de dicho departamento es el único que el empleado debe recurrir para hablarle de los problemas o para comentarle cómo va el funcionamiento de la misma. En la autoridad funcional, esta es de lo contrario, esta no es directa, esta va relacionada a diferentes supervisores, es decir, puede estar el supervisor o puede estar el gerente general. Para esto, se da el ejemplo de la tabla comparativa, la cual nos dice que una tabla comparativa ordenada de la información relevante para contestar características o especificaciones entre distintos ítems, facilitando una visión clara de sus virtudes y diferencias, eso sería una autoridad funcional. Y un diagrama de 20 se utiliza círculos solapados para representar conjuntos, mostrando gráficamente sus relaciones lógicas y de interacción de empleados, es decir, a los lados, tanto derecho como izquierda, encontramos las diferencias y en el centro lo que es la fiabilidad de cada uno de lo que se compara. Seguidamente, hablando sobre los tipos de autoridad formal encontramos lo que es la autoridad colegiada o de grupo, este tipo de autoridad colegiada o de grupo se basa en la toma de decisiones conjunta de un comité o colectivo, promoviendo la colaboración y el consenso. Las ventajas, tenemos que, la primera ventaja es la variedad de perspectivas, disminución de la sobrecarga en individuos, desventajas, también tenemos desventajas dentro de este tipo de autoridad, lo cual encontramos los procesos de decisión lentos, riesgos de conflictos interpersonales y la falta de responsabilidad individual clara. Este tipo de autoridad formal, como es la colegiada, este modelo depende de la generación por parte de la dirección, de una sensación de compañerismo con los trabajadores o empleados, teniendo como resultado que los colaboradores se sientan útiles y necesarios, la orientación administrativa de este tipo de autoridad se dirige al trabajo en equipo, es decir, que todos los trabajadores tengan el mismo pensamiento, vayan hacia los mismos objetivos en común. Seguidamente hablamos de la autoridad en estructuras organizacionales modernas, aquí hablamos de las estructuras modernas ágiles, matriarciales o en red, la autoridad formal estructural se descentraliza, favoreciendo la colaboración flexible y la respuesta rápida a cambios. Al hablar de una estructura descentralizada nos referimos a la que se promueve la autonomía de los equipos, es decir, aquí ya no depende del mando de un supervisor, ya no depende de la situación de un jefe, aquí cada quien trabaja de acuerdo a sus capacidades, pero siempre de la mano de un liderazgo, ya no de un jefe, sino de un liderazgo en el cual comparten ideas, comparten esfuerzos para así hacer de un trabajo más dinámico y más innovador y así poder adaptarse a los cambios que hoy en día viven tanto las empresas como las organizaciones dentro del mundo empresarial. Con este maravilloso tema dentro de nuestro podcast, vamos a continuar con el tema de los retos en la implementación de la autoridad formal, y es que implementar la autoridad formal conlleva retos como la resistencia al cambio y conflictos de poder, también se manejan con comunicación efectiva, capacitación y liderazgo inclusivo. La cultura organizacional juega un rol fundamental, pues las normas y valores compartidos pueden facilitar u obstaculizar la recepción de la estructura de la autoridad establecida. Uno de los retos dentro de la implementación de la autoridad formal es que logren que múltiples colaboradores de la empresa colaboren entre ellos para ejecutar una política común, también hay que tener en cuenta que la norma, como los incentivos y sanciones, tienen que protagonizar un antes y un después dentro de la organización de nuestra empresa. Si un problema surge cuando la autoridad formal no coincide con la autoridad informal, puede ocasionarnos demasiados daños estructurales dentro de nuestra organización. Como ya veníamos hablando anteriormente de la autoridad formal y el liderazgo, ahora vamos a hablar sobre la relación que tienen estos dos factores. La autoridad formal es otorgada por la posición liderazgo, es la capacidad de influenciar y motivar. Entonces aquí podemos decir que la relación es la influencia y la motivación que tiene el líder hacia sus empleados o hacia el grupo que dirige. El líder debe de tomar las decisiones correspondientes de acuerdo a las necesidades o de acuerdo al tramo que pasa en la empresa. Dice que mientras la autoridad comanda el liderazgo, el liderazgo es la inspiración. Es decir que si el líder se encuentra bien, si el líder toma las mejores decisiones, la empresa va a funcionar de la mejor manera. Sinergicamente, un líder efectivo utiliza su autoridad formal para guiar equipos hacia objetivos comunes y aprovechan tanto poder institucional como influencia interpersonal. Es decir, un líder efectivo hace que una organización sea efectiva. El líder efectivo garantiza que se cumplan los objetivos de la mejor manera y que los empleados se sientan bien dentro de su ambiente laboral. Y así garantizan que la empresa esté en la mejora continua, sea más innovadora y se adapte a los cambios que aborda, como ya nombramos anteriormente, los cambios que puedan surgir dentro de una organización. Y por último tenemos los axiomas sobre la organización de una empresa. Tenemos que la entidad determina la estructura y no la estructura determina la necesidad. Otro axioma es que la estrategia determina la estructura organizacional. Sinceramente también tenemos que el contexto externo afecta la manera en que se diseña una organización social, aunque teóricamente el ser humano se adapta a la empresa y no la empresa a él. Otro axioma es que la estructura de una empresa, por muy buena que sea, solo sirve como referencia. No hay una organización igual, pues cada una tiene circunstancias diferentes. También la tecnología afecta el diseño de la organización. La estructura tarde o temprano limita el crecimiento. La estructura inflexible genera crisis y conflictos. Por último otro axioma que tenemos es sobre los resultados fructuosos en una organización mal diseñada. Cabe recalcar que estos axiomas no todos son utilizados dentro de una organización. Es decir, según sus necesidades que tiene cada empresa o organización utiliza estos axiomas. Muy interesante todos los temas que hemos tenido hablando en este episodio de FOSCR sobre la definición de Autoridad Formal Estructural y sus tipos. Como hemos podido escuchar la Autoridad Formal Estructural es como el esqueleto de una empresa o organización, ya que brinda soporte, tiene roles, además de formar una jerarquía dentro de la estructura organizativa, ya que esto nos ayuda a moldear la toma de decisiones y la comunicación dentro del entorno laboral de la empresa. Es cierto todo lo que comentan mis compañeros, la Autoridad Formal Estructural es muy importante dentro de las organizaciones, ya que esta ayuda a que se posicione cada miembro de manera legítima, de manera legal, también ayuda a que esta es esencial para mantener el orden, se puede medir la eficiencia, facilita la toma de decisiones y así ayuda a que la organización se mantenga en una mejora continua, donde la organización pueda seguir a un solo mando, ya que una Autoridad Formal ayuda a que los empleados no se crean confusiones, sepan a qué dirigentes van a relacionar las ideas o las propuestas que tengan o los problemas que se encuentran en cada departamento, a cuál van a dirigirse y así no mantener confusiones y que la empresa se mantenga en un orden y en un proceso, en una mejora continua y así lograr los objetivos planteados y el éxito de las empresas u organizaciones. Muchas gracias por escucharnos, estamos ya terminando este episodio, este podcast con un tema muy importante, muy interesante para poder hacer empresa dentro de nuestras operaciones, gracias por estar con nosotros mis compañeros, por habernos escuchado, los esperamos pronto. Les invitamos a que nos sigan escuchando para aprender más sobre una buena administración, nos vemos en el próximo episodio donde continuaremos nuestro estudio de cómo llevar y mantener el éxito de una empresa. Gracias por escucharnos y esperemos que este episodio haya aclarado tus dudas y encontrado respuestas a tus interrogantes, hasta la próxima. Subtítulos realizados por la comunidad de Amara.org